Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek nad tym, czy dokumenty w Twojej firmie są bezpieczne? Myślisz, że tak. Ale czy na pewno? Jak się okazuje, w wielu przedsiębiorstwach dokumenty nie są odpowiednio chronione zarówno przed zniszczeniem, jak i dostaniem się w niepowołane ręce. Co można zatem zrobić, aby dobrze ochronić dokumenty w tradycyjnej formie, jak i te elektroniczne? Oto najważniejsze informacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa dokumentom firmowym.
Jak ochronić dokumenty przed zniszczeniem?
To, na co najbardziej są narażone przechowywane w firmach dokumenty to ich uszkodzenie lub całkowite zniszczenie. Ta różnego rodzaju zniszczenia są narażone zarówno dokumenty w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Pamiętać jednak trzeba, że tradycyjna forma dokumentów niesie ze sobą większe ryzyko ich uszkodzenia, również poprzez ich nieodpowiednie przechowywanie. Jak zatem odpowiednio przechowywać dokumenty?
O ile pozwalają na to warunki lokalowe należy wydzielić w siedzibie firmy osobne pomieszczenie do składowania dokumentacji. W takim pomieszczeniu powinna panować odpowiednia wilgotność i temperatura. W celu ułatwienia kontroli tych parametrów można zainstalować czujniki monitorujące, które będą sygnalizowały zmianę ich wartości. Dokumenty w wersji papierowej powinny być przechowywane również w teczkach lub pudełkach dokładnie opisanych. Warto pamiętać, aby elementy do przechowywania dokumentów były wykonane z tektury bezkwasowej, która zapewnia optymalne warunki do przechowywania papieru.
Jeżeli to jest możliwe, w przypadku bardzo cennej dokumentacji, warto pracować na kopiach, a oryginały dokumentów przechowywać w bezpiecznym miejscu.
W pomieszczeniu, w którym przechowywane są dokumenty warto zainstalować także system przeciwpożarowy.
Podobne zabezpieczenia będą potrzebne w pomieszczeniach, w jakich przechowuje się dane i dokumenty w wersji elektronicznej.
Jak chronić dokumenty przed kradzieżą?
Dokumenty firmowe narażone są na kradzieże zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Dlatego ważne jest zapewnienie wielopoziomowego bezpieczeństwa w pomieszczeniach, w jakich są przechowywane ważne dokumenty, ale także w wewnętrznej sieci i w obiegu dokumentacji. Poszczególnie pracownicy powinni posiadać hasła autoryzacyjne, które będą im dawały dostęp jedynie do dokumentacji, na której będą pracować. Takie rozwiązanie zapobiegnie wewnętrznemu wyciekowi informacji zarówno w wyniku celowego, jak i przypadkowego działania.
Kolejną istotną rzeczą przy zabezpieczeniu dokumentów elektronicznych jest ochrona antywirusowa oraz zapory chroniące przed atakami zewnętrznymi przeprowadzanymi poprzez internet.
Ważne jest także zabezpieczenie pomieszczeń, w jakich gromadzone są dokumenty. W przypadku, gdy firma nie może wydzielić pomieszczenia lub zainstalowanie systemu alarmowego bądź monitoringu nie jest możliwe, warto rozważyć przechowywanie dokumentów zewnętrznej firmie. Tego rodzaju miejsca posiadają odpowiednie zabezpieczenia i systemy, które pozwalają na szybkie udostępnianie konkretnych dokumentów wymaganych w firmie.