Elektroniczne archiwum dokumentów w biurze rachunkowym – konieczność czy wymysł?

Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Tego rodzaju działalność generuje naprawdę dużo dokumentacji, której uporządkowanie jest niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy. Stosy papierów na biurku i pełne półki w archiwum na pewno tej pracy nie ułatwiają, dlatego w większych i mniejszych biurach coraz częściej archiwa mają formę cyfrową. Co warto wiedzieć na temat elektronicznych dokumentów?

Jakie dokumenty mogą być archiwizowane w formie elektronicznej?

Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości w postaci elektronicznej mogą być archiwizowane papierowe dowody księgowe, do których zalicza się m.in. polecenia księgowania, wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe czy dokumenty kasowe. Jednak mogą one być przeniesione na cyfrowe nośniki danych wyłącznie po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Co więcej, ich dane przechowywane w ten sposób muszą mieć postać trwałą, co oznacza, że nie można ich w żaden sposób edytować. Ponadto archiwum musi być wykonane w taki sposób, aby każdy dokument można było odtworzyć w postaci wydruku.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/1,archiwizacja-dokumentow)

W formie elektronicznej należy zawsze przechowywać faktury, które zostały w tej postaci wystawione. Muszą one być przechowywane w sposób, który zapewnia integralność treści oraz autentyczność pochodzenia. Ustawa o VAT dopuszcza także sporządzanie oraz przechowywanie nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu wszelkich paragonów i ich kopii oraz wydruków raportów fiskalnych i ich kopii, a także innych dokumentów księgowych.

Jakie zalety ma elektroniczne archiwum w biurze rachunkowym?

Do największych zalet elektronicznego archiwum w biurze rachunkowym należy łatwość, z jaką można znaleźć dokumenty nawet sprzed kilku lat. Osoby pracujące w takich podmiotach doskonale wiedzą, że klienci niejednokrotnie potrzebują dokumentów sprzed kilku tygodniu, miesięcy czy lat. W przypadku tradycyjnego archiwum konieczne jest znalezienie dokumentacji w segregatorze, zeskanowanie jej, odłożenie oryginału na miejsce i przesłanie klientowi kopii. Zajmuje to sporo czasu, podczas gdy korzystając z archiwum elektronicznego można to zrobić o wiele szybciej. Wystarczy podać kilka parametrów, aby system sam wyszukał żądany dokument.

Kolejnym atutem takiego rozwiązanie jest również możliwość korzystania z dokumentów online, które są coraz bardziej popularne w polskich przedsiębiorstwach. Obecnie w wielu firmach faktury wystawiane są wyłącznie w formie elektronicznej i od razu wprowadzane do systemu, co znaczenie przyspiesza czynności księgowania. Poza tym korzystanie z archiwum elektronicznego znacząco podnosi komfort pracy i jej efektywność, co w biurze rachunkowym jest niezmiernie istotne.

Do zalet elektronicznego archiwum trzeba też zaliczyć stały dostęp do informacji. Do systemu można zalogować się zawsze i wszędzie, dzięki czemu księgowi mają dostęp do dokumentacji dokładnie wtedy, kiedy jej potrzebują. Oczywiście aplikacja do archiwizacji posiada odpowiednie zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem i uniemożliwia edycję dokumentów, które zostały zarchiwizowane.