Klienci zwlekają z prośbą o wystawienie faktury – czasami nawet przez 2 miesiące. Nawet po tak długim czasie musimy im jednak przekazać dokument poświadczający sprzedaż. Na szczęście możemy go wygenerować także w przypadku braku części danych, jeśli tylko posiadamy dobry program do fakturowania.
Wystawianie faktur – kluczowe terminy
Zapisy ustawy o podatku od towarów i usług zobowiązują nas do wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonaliśmy usługę lub dostarczyliśmy klientowi produkt. Dotyczy to także sytuacji, w której otrzymaliśmy zapłatę lub choćby jej część. Czy zatem interesant, który poprosi nas o wystawienie faktury na przykład po sześciu miesiącach od dnia sprzedaży musi odejść z kwitkiem? Niekoniecznie – zależy to wyłącznie od naszej dobrej woli. Warto jednak wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klientów, którzy przekraczają terminy zapisane w ustawie, ponieważ dzięki temu możemy liczyć na ich wdzięczność oraz kolejną wizytę w naszym sklepie. Co jednak zrobić, jeśli pomimo dobrych chęci nie możemy wystawić faktury, ponieważ nie pamiętamy już pełnych danych klienta? W takich przypadkach z pomocą przyjdzie nam dobry program do fakturowania, który automatycznie pobierze niezbędne dane z bazy GUS-u po podaniu NIP-u. Wybierając oprogramowanie, zwróćmy też uwagę na to, czy ma ono funkcję automatycznego wystawiania dokumentów według określonych kryteriów w kolejnych miesiącach. Dzięki temu z łatwością skompletujemy faktury dla zapominalskich klientów, którzy regularnie kupują nasze towary lub korzystają z usług.
Wyjątki od reguły
W niektórych sytuacjach terminy wystawienia faktury różnią się jednak od tych opisanych w zasadzie ogólnej. Dotyczy to na przykład świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, przy których fakturę należy przygotować 30-ego dnia od momentu wykonania usługi. Jeszcze inne terminy obowiązują natomiast dostawców drukowanych książek (z wyjątkiem map i ulotek) oraz czasopism. Mogą oni wystawiać faktury 60-ego dnia od chwili wydania towaru. Jeżeli jednak umowa zakłada rozliczenie zwrotów wydawnictw, termin jest liczony aż do 120-ego dnia od pierwszego dnia wydania towaru.
Ze względu na to, że ustawodawca przewidział długie terminy wystawiania faktur, może dojść do sytuacji, w której klienci poproszą nas o przygotowanie dokumentu akurat w okresie wzmożonej sprzedaży. Warto o tym pomyśleć wcześniej i wybrać funkcjonalny program do fakturowania, który pomoże nam oszczędzić czas i sprawnie obsłużyć wszystkich interesantów.