Faktura w postaci elektronicznej to już dzisiaj standard – w dzisiejszych przedsiębiorstwach piętrzące się faktury stopniowo odchodzą w niepamięć. Oszczędność pieniędzy oraz kontrola nad obiegiem – te walory zdecydowanie przemawiają za tym, by odchodzić od tradycyjnych form wystawiania dokumentów VAT.

Wystawianie faktur elektronicznych jest bardzo proste, bez względu od metody jaką wybierzemy. A mamy do wyboru dwie metody.

Prostszy i tańszy, choć mniej fachowy, to sporządzenie dokumentu faktury przy pomocy aplikacji internetowej. Zaletą takiego podejścia jest prosta dostępność serwisu z poziomu przeglądarki internetowej, umożliwiająca wypełnienie faktury w kilka chwil i natychmiastową wysyłkę. Prostota zarządzania fakturą w każdym momencie umożliwia fakt, iż jest on na serwerze, jest zatem odrębny od fizycznego urządzenia i oprogramowania, choć z drugiej strony obniża bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.

Fakturowanie online to opcja korzystna przede wszystkim dla przedstawicieli wolnych zawodów, osób, które regularnie podróżują i korzystają z różnych urządzeń – także mobilnych. Sporą zaletą jest także uniwersalność i wolność od aktualizacji prawnych.

Znacznie bardziej zaawansowanym typem oprogramowanie, zalecanym doświadczonym przedsiębiorstwom o dość skomplikowanej konstrukcji finansowej jest program do faktur i magazynu, który instalujemy na własnym komputerze. Mimo że wydaje się to bardziej zawiłą i wyraźnie mniej elastyczną, a w szczególności droższą alternatywą, w rzeczywistości profesjonalne, zaawansowane oprogramowanie umożliwia nam tak duży wachlarz funkcjonalności, że przy ich umiejętnym wykorzystaniu zakup naprawdę może się opłacić. Najlepsze aplikacje do faktur łączą możliwości wypełniania dokumentów VAT z funkcją magazynowania i rozliczania płatności z pomocą raportów bankowych i kasowych. Plusem tutaj jest również zapewniona stała pomoc techniczna, bezpieczeństwo wynikające z niezależności od zewnętrznych serwerów oraz możliwość elastycznego dobrania funkcjonalności programu do potrzeb przedsiębiorstwa.

Musimy zastanowić się, jaki rodzaj ulepszenia procedur w firmie wpłynie dobrze na koordynację pracy, a co za tym idzie na finansową firmy. Pójście z duchem czasu i zaufanie profesjonalnym rozwiązaniom zwróci się z nawiązką tylko wtedy, gdy dostosujemy rozwiązania do potrzeb firmy. Nie inwestujmy w drogie i skomplikowane programy, gdy mamy pewność, że sporo funkcji będzie niewykorzystanych, a mobilny profil naszej pracy utrudni nam stały dostęp do kompletnej dokumentacji i administrowania nią. W tym przypadku lepiej postawić na programy online – prostsze, ale stosowne do typu naszej działalności.