Każdy pracownik wie, ile godzin będzie pracował, gdyż jest to zawarte w podpisanej przez niego umowie. Obowiązkiem pracodawcy jest kontrolowanie, czy warunki umowy są spełniane, co oznacza, iż konieczne jest obliczanie czasu w historii karty pracy. Jak to się robi? Lepszy jest dokument papierowy czy program komputerowy?

Na czym polega obliczanie czasu w historii karty pracy?

W przypadku każdego pracownika konieczne jest obliczanie czasu jego pracy – w niektórych sytuacjach potwierdzeniem jej wykonywania jest na przykład podpis, tak robią nauczyciele, którzy podpisują się w dzienniku, potwierdzając, iż przeprowadzili zajęcia. Inni pracownicy muszą się podpisywać na liście lub podbijać tzw. kartę. Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Osobno należy określić pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy, w niedziele i święta oraz podczas dyżurów, urlopów, zwolnień oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Nie ma określonego wzoru obliczania czasu w historii karty pracy, ale karta ta musi wyraźnie określać, jakiego dnia i jak długo dana osoba była w pracy. Do karty dołącza się także wnioski o udzielanie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, a także wnioski o urlop czy zwolnienia lekarskie pracownika.

Czy można korzystać z obliczania czasu w historii karty pracy w formie elektronicznej?

Najszybszym sposobem na obliczanie czasu w historii karty pracy jest korzystanie z programu kadrowo-płacowego, który obejmuje także taką ewidencję. Pracownicy mają specjalne karty, które muszą włożyć do czytnika, gdy przyjdą do pracy oraz wtedy, gdy z niej wychodzą. System zapisuje te dane, dzięki czemu czas pracy jest zapisywany. Tego typu programy służą do szybkiej i łatwej rejestracji czasu pracy, wykonywanych zadań, rozliczania delegacji, urlopów oraz nadgodzin. Programy na bieżąco informują przełożonych o obecności pracowników, gdyż każda zatrudniona osoba ma własne konto, na którym samodzielnie dokonuje rejestracji czasu pracy w dozwolonym zakresie. Program wszystko oblicza i na tej podstawie przygotowuje szczegółowe raporty.

Kiedy nie prowadzi się ewidencji czasu pracy?

Ewidencji czasu pracy nie prowadzi się dla pracowników, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy – oznacza to, że w ich przypadku nie ma potrzeby obliczania czasu w historii karty pracy, gdyż ich wynagrodzenie oblicza się na podstawie wypełniania zleconych przez pracodawcę zadań. W takim przypadku po prostu uwzględnia się dni, w których nie pracował, bo miał urlop lub był chory. pracownik nie wykonywał pracy, gdyż miał urlop lub był chory.
Każdy pracodawca jest zobowiązany do obliczania czasu w historii karty pracy, a jeśli nie dopełni tego obowiązku, może dostać karę.