Choć z każdym rokiem coraz większa liczba przedsiębiorstw ogranicza liczbę tworzonych dokumentów w formie papierowej na rzecz cyfrowych repozytoriów, obowiązujące prawo w dalszym ciągu obliguje firmy do tworzenia papierowych kopii. Aby kluczowe dane nie dostały się w niepowołane ręce, warto poznać korzyści, które zapewnia kontrola wydruków. Na czym polega działanie tej funkcji?

Jak działa kontrola wydruków?

Decydując się na wdrożenie oprogramowania nadzorującego powstanie papierowej dokumentacji warto pamiętać, że kontrola wydruków musi odbywać się z zachowaniem najwyższych standardów w zakresie bezpieczeństwa danych. Warto zdecydować się na oprogramowanie, które umożliwia bezpieczny obieg dokumentów poprzez druk podążający i wydruk poufny poprzez monitorowanie i zarządzanie dostępem do urządzeń kopiujących.

Rozwiązanie to pozwala zwiększyć efektywność pracy w biurze i dostosować funkcje urządzeń wielofunkcyjnych do potrzeb pracowników. Wdrożenie nowych procedur staje się łatwiejsze dzięki systemom składającym się z aplikacji klienckich, części serwerowej oraz opcjonalnego czytnika kart. Konfiguracja i zarządzanie pracą systemu odbywa się za pomocą konsoli administratora, dostępnej w ramach przystępnego interfejsu graficznego (ang. GUI) – wdrożony system umożliwi przydzielanie i zarządzanie prawami dostępu użytkowników systemu.

Kontrola wydruku wymaga najwyższych standardów bezpieczeństwa

Zorientowane na optymalizację kosztów oprogramowanie dla administracji oferuje wiele przydatnych funkcjonalności – warto podkreślić jednak, że kluczowym aspektem jego funkcjonowania powinno być bezpieczeństwo drukowanych danych. W jaki sposób czołowe narzędzia, rozwijane przez wiodących producentów, dbają o ochronę wrażliwych informacji?

Jednym z mechanizmów zabezpieczających jest tzw. druk podążający, który pozwala w każdym momencie na wydrukowanie dokumentu na dowolnym urządzeniu podłączonym do systemu. Inną funkcjonalnością jest wydruk poufny, umożliwiający użytkownikowi autoryzację drukowania przy użyciu PIN-u lub karty dostępowej – sam odbiór dokumentu możliwy jest tylko osobiście przy urządzeniu. Kontrola wydruków to również zarządzanie kolejką tworzonych dokumentów, różnicowanie praw dostępu użytkowników do funkcjonalności urządzeń zgodnie ze swoimi uprawnieniami oraz integrację z innymi systemami zarządzania obiegiem dokumentów.

Efektywna kontrola wydruków może być prosta

Jednym z przykładów systemów, w których kontrola wydruków przebiega w sposób bezpieczny i intuicyjny, jest Documaster Easy Office autorstwa marki Euroimpex. Narzędzie to przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstwa, związanych m.in. z możliwością przystosowania oprogramowania urządzeń wielofunkcyjnych do nietypowych potrzeb użytkowników.

Dodatkowo, Documaster Easy Office zapewnia pełną poufność oraz bezpieczeństwo drukowanych i skanowanych dokumentów, znacząco usprawniając pracy biura. Kontrola wydruków umożliwia również wykrycie ewentualnych nieprawidłowości. Jesteś ciekaw, czy rozwiązanie marki Euroimpex sprawdzi się również w Twojej firmie? Skontaktuj się ze specjalistami, którzy rozwieją wszystkie Twoje wątpliwości