Nawet w dzisiejszych skomputeryzowanych czasach druki urzędowe bywają bardzo często koniecznością: tylko za ich pomocą okazuje się możliwe sfinalizowanie relacji z klientem albo uregulowanie zobowiązań względem fiskusa. Każdy przedsiębiorca życzyłby sobie, by korzystanie z nich mogło się stać szybkie i pozbawione komplikacji.
Jak zaplanować zakup druków do biura?
Niektórych aspektów prowadzenia własnej firmy po prostu nie można przewidzieć; na szczęście, wobec druków biurowych nie jesteśmy bezradni. Jeżeli potrafimy dokładnie określić, jaki profil posiada nasze przedsiębiorstwo, poradzimy sobie również z wyborem odpowiednich wzorów dokumentacji. Nieco gorzej może się przedstawiać sprawa z ich zakupem: niedoświadczony właściciel startującej dopiero firmy nie zawsze ma wyobrażenie o tym, ile druków danego rodzaju przyda mu się w danym roku. Generalna zasada jest taka, że lepiej kupić za dużo niż za mało: większość tych materiałów nie ulega przedawnieniu częściej niż raz na kilka lat, więc jeśli nie zużyjemy całej partii w ciągu jednego roku, będziemy mogli swobodnie przerzucić pozostałą jej część do następnego. W odwrotnym wypadku – jeżeli zakupiony przez nas asortyment okaże się niewystarczający – grożą nam nadprogramowe koszty (np. za kolejną przesyłkę z hurtowni) oraz niepotrzebne zaburzenie płynności pracy. Dodatkowo, dzięki nabyciu większej ilości towaru niemal na pewno zagwarantujemy sobie zniżkę – a w dzisiejszych czasach żadna taka oszczędność nie pozostaje bez wpływu na nasze portfele.
Potrzebne druki do biura, czyli jakie?
Jak zostało powiedziane wyżej, rodzaj niezbędnych druków będzie w największej mierze uzależniony od charakteru prowadzonej przez nas działalności. Przy czym warto zauważyć, iż pewnych papierów da się stosunkowo niewielkim kosztem uniknąć. Za przykład niech posłużą nam druki do faktur – okażą się one niezbędne, jeżeli nie korzystamy ze specjalnych programów do wystawiania owych dokumentów. Zdecydowanie warto się jednak nad takim programem zastanowić; na dłuższą metę stanowi on ogromne ułatwienie, pomaga bowiem utrzymać porządek w firmie i uniknąć znanego wszystkim przedsiębiorcom problemu zawieruszania się dokumentów.
Inne popularne w polskich przedsiębiorstwach druki to KP i KW, czyli papierowe potwierdzenia wpłaty i wypłaty. Zarówno ich niewielki format, jak i sposób sprzedaży (dostępne są w bloczkach po kilkadziesiąt sztuk) sprawia, że nie powinny nam przysporzyć żadnych większych kłopotów.
Dość szczególnym okresem w prosperowaniu firmy jest czas inwentaryzacji, czyli wymóg okresowego spisu aktywów i pasywów. Proces ten posiada charakter kilkuetapowy i czasochłonny, wymaga także zgromadzenia odpowiedniej ilości dokumentacji: najpierw tej dotyczącej planów inwentaryzacyjnych, następnie opisującej przebieg poszczególnych czynności, a w końcu podsumowującej cały proces i zamykającej go. Do inwentaryzacji warto się naprawdę solidnie przygotować, bo w gąszczu papierów, jakie będziemy zmuszeni wypełnić, łatwo się zwyczajnie zagubić.