Każda placówka lecznicza zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji medycznej swoich pacjentów w warunkach zapewniających ochronę danych w niej zawartych, przez czas określony w przepisach Ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Jak długo należy przechowywać dokumentacje medyczną?

W myśl ustawy przechowanie dokumentów medycznych w placówce leczniczej powinno odbywać się przez okres 20 lat. Czas ten odlicza się od zakończenia roku kalendarzowego, w którym został dokonany ostatni wpis widniejący w tejże dokumentacji. Jest to reguła prawna, od której przewidziano cztery wyjątki. Pierwsze odstępstwo nakazuje wydłużenie okresu przechowywania dokumentów do 30 lat, w przypadku śmierci pacjenta spowodowanej uszkodzeniem ciała lub zatruciem. Ten przepis znajduje zastosowania w szpitalach, ponieważ tam stwierdzany jest zgon. Inny wyjątek do reguły 20 lat dotyczy zdjęć rentgenowskich, które obowiązuje krótszy okres przechowywania, a mianowicie 10 lat. Jeszcze krócej, bo tylko przez 5 lat należy zachować realizowane skierowania i zalecenia lekarskie. Natomiast dokumentacja pacjenta mówiąca o tym, co działo się przez 2 pierwsze lata jego życia, przechowywana jest przez 22 lata.

Jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w placówce leczniczej?

Miejsce, w którym prowadzi się przechowywanie dokumentów medycznych, musi być zgłoszone do rejestru podmiotów leczniczych albo do rejestru praktyk zawodowych (w przypadku lekarzy prowadzących gabinety prywatne). Co ciekawe, obowiązek ten nie dotyczy jedynie przechowywania dokumentów w okresie prowadzenia działalności leczniczej, ale także tego, co dzieje się z dokumentacją medyczną po likwidacji placówki lub gabinetu.

Tak się przechowuje dokumenty (źródło: www.ekoakta.pl)

Jakie są zasady przechowywania dokumentów medycznych?

Przechowywanie dokumentów powinno obywać się w warunkach zapewniających im zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą. Dokumentacja powinna być zatem przechowywana w specjalnych teczkach, w pomieszczeniach suchych, z dala od instalacji, które mogą prowadzić do wybuchu pożaru, a także w miejscu wykluczającym szkodliwe działania środków chemicznych. Miejsca, w których przechowywane są dokumenty, powinny być zabezpieczone i kontrolowane, aby uniemożliwić osobom nieupoważnionym wgląd do dokumentacji medycznej. Natomiast archiwizacją tejże dokumentacji mogą zajmować się jedynie osoby przeszkolone z zakresu przetwarzania danych osobowy, że szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

Porządek w dokumentach medycznych

Ponadto przechowywanie dokumentów powinno być przemyślane i uporządkowane. Dokumentacja musi być odpowiednio kategoryzowana i zorganizowana w sposób umożliwiający sprawne i w miarę szybkie jej odnalezienie, podczas gdy zajdzie potrzeba jej wykorzystania. W związku z tym także w miejscach przechowywania dokumentów musi panować bezwzględny porządek. Przechowywanie dokumentów elektronicznych powinno obywać się na komputerach zabezpieczonych hasłem dostępu, a każdy pracownik, pracujący w programie przetwarzającym dane pacjentów, powinien mieć do niego swoje indywidualne hasło, którego nie wolno mu ujawniać.