Wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury, a te coraz częściej mają formę elektroniczną. Bez względu jednak na formę, muszą zawierać konkretne dane. Czasami, gdy przedmiot, za który dokonywana jest płatność, ma wiele części, dołączana jest specyfikacja do faktury. Co to jest i kiedy potrzebna jest taka specyfikacja?

Co musi zawierać faktura? Kiedy jest potrzebna specyfikacja do faktury?

Faktura to rachunek wystawiany przez podatnika VAT w celu udokumentowania dokonania określonej czynności. Rachunki tego typu muszą wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, niebędące podatnikami. Dokument musi zawierać następujące elementy: datę wystawienia, numer, imię i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Koniecznie trzeba zapisać także numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. W tym miejscu należy dodać, iż w przypadku, iż dokument wystawia się na dużą liczbę przedmiotów czy usług, w głównym pliku jest tylko zbiorcza nazwa, a wszystko jest wypisane w specyfikacji do faktury. Przykładem takiej usługi jest wykonanie strony internetowej czy tez porady lub konsultacje. W fakturze podaje się także cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku, kwoty obniżek cen, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto oraz kwotę należności ogółem.

Specyfikacja do faktury – jak zapisać szczegóły?

Specyfikacja do faktury grupuje wszystkie płatne wydarzenia, które wynikają z dodatkowych usług świadczonych klientom, które następnie zostają zafakturowane zbiorczo. Przedsiębiorca na bieżąco w trakcie miesiąca wprowadza płatne wydarzenia, a na koniec miesiąca wystawia zbiorczo specyfikację, przedstawiając ją klientowi do akceptacji. W dokumencie tym również trzeba zapisać czas wykonania, wartość netto, kontrahenta, typ wydarzenia oraz stawkę VAT. Specyfikacje jako dodatki do faktur nie stanowią dokumentów księgowych, więc nie księguje się ich w rejestrach VAT, KPiR lub w Ewidencji Przychodów (ryczałt). Na podstawie tego typu dokumentów można również wystawić fakturę – używany przez nas system komputerowy wygeneruje fakturę na podstawie wydarzeń płatnych z różnymi stawkami VAT – w spisie znajdą się produkty pogrupowane według zaznaczonych stawek.
Faktura powinna zawierać wszystkie dane, jakie określa ustawodawca. Jeśli na dokumencie jest konieczność umieszczenia wielu towarów czy elementów, konieczne jest przygotowanie specyfikacji do faktury.